La Fondation Pro Victimis (FPV) soutient financièrement des projets qui participent à sa mission «d’améliorer de façon durable le sort des communautés les plus défavorisées et vulnérables des pays en voie de développement, en soutenant prioritairement les victimes oubliées de circonstances exceptionnelles (formes extrêmes d’exploitation,

conséquences chroniques de conflits armés, catastrophes naturelles ou industrielles, etc.) qui ne reçoivent que peu ou pas d’attention ». En accord avec nos priorités géographiques et programmatiques, notre objectif est d’investir dans des projets susceptibles d’avoir un effet mesurable et d’entraîner un changement tangible et significatif.

I. procédure de soumission

Les projets présentés à la Fondation sont mis au concours. Les différentes étapes introduites ci-dessous vous permettent d’une part d’établir si votre projet correspond aux pays et thèmes prioritaires de la Fondation et d’autre part quels sont les informations à fournir à Pro Victimis. Il est important de savoir que quelle que soit la quantité des échanges ou la durée des phases d’étude d’un projet, le Secrétariat de la Fondation Pro Victimis (FPV) n’est jamais en mesure de garantir une issue favorable. Seule la décision finale du Conseil de Fondation fait foi.

A. VÉRIFIER L’ÉLIGIBILITÉ DE SON PROJET

La Fondation Pro Victimis (FPV) soutient prioritairement des projets qui participent à sa mission, correspondent à ses valeurs ainsi qu’à son approche et sont en accord avec ses priorités géographiques et thématiques. C’est pourquoi il est impératif, avant d’envisager une soumission de projet, de lire attentivement et complètement les informations présentent sur le site de la Fondation.

Pour en savoir plus sur le contenu d’une lettre d’introduction et l’envoi des informations, téléchargez le document PDF suivant :

B. FORMULER UNE LETTRE D’INTRODUCTION

SI, après lecture attentive de notre site et l’examen de nos critères, vous estimez que votre organisation ainsi que votre projet sont susceptibles de répondre à nos attentes et priorités de financement

ET

SI vous n’avez pas déjà une proposition de projet complète à nous soumettre (que vous auriez déjà préparée pour d’autres bailleurs par exemple) nous vous proposons de nous envoyer une lettre d’introduction présentant succinctement votre organisation et votre projet. Cette entrée en matière permettra au personnel de FPV de déterminer la pertinence du projet proposé par rapport aux programmes et aux priorités de la Fondation, et de conseiller le demandeur de manière avisée sur la suite de sa candidature. Les lettres d’introduction sont acceptés tout au long de l’année, il n’y a pas de date limite. Elles peuvent être soumises en français ou en anglais. La Fondation répond généralement dans les 6 semaines suivant la réception de la lettre. Il est inutile de téléphoner ou d’écrire avant ce délai. La Fondation se réserve le droit, en tout temps, d’obtenir l’avis de tiers sur le dossier de présentation.

Pour en savoir plus sur nos critères d’éligibilité, nos restrictions et nos critères d’évaluation, télécharger le document PDF suivant :

C. FOURNIR UNE PROPOSITION DE PROJET COMPLÈTE

SI, après lecture attentive de notre site et l’examen de nos critères, vous estimez que votre organisation ainsi que votre projet sont susceptibles de répondre à nos attentes et priorités de financement

ET

SI vous avez déjà une proposition de projet complète,

OU

SI, après lecture de votre lettre d’introduction, FPV a présélectionné votre dossier et vous a convié à nous soumettre une proposition de projet complète, vous êtes invité à nous soumettre un document présentant votre projet de façon détaillée et incluant des indicateurs pertinents ainsi qu’un budget exhaustif en vue d’une étude plus approfondie de votre initiative. Une invitation à nous soumettre un dossier complet ne signifie pas que FPV s’engage, à ce stade, à financer votre projet. En fonction de la complexité du projet, l’étude d’une proposition complète peut prendre trois à six mois (voire davantage, dans des cas exceptionnels). Il est fréquent que des explications complémentaires, voire un travail de reformulation soient nécessaires. L’expérience prouve que les indicateurs de résultats et d’impact, ainsi que la méthodologie de récolte de données y afférente, constituent très souvent le thème principal des échanges lors de la phase d’étude de projet complet. Il est également à noter que le Secrétariat a pour tâche de présélectionner les meilleurs. Ceux-ci sont ensuite mis en compétition lors de leur présentation au Conseil. Seul le Conseil peut approuver le financement d’un projet. Ce-dernier se réunit trois fois par an (les dates de ces séances ne sont pas communiquées au public). La Fondation se réserve le droit, en tout temps, d’obtenir l’avis de tiers sur la proposition de projet détaillée et complète.

Pour plus de détails sur l’ensemble de cette procédure et pour en savoir plus sur le contenu d’une proposition de projet, ainsi que l’envoi des informations, téléchargez le document PDF suivant :

II. Mise en oeuvre de projets

1. SIGNER UN ACCORD DE PARTENARIAT

Si votre projet a été accepté par le Conseil, un contrat de partenariat, explicitant les attentes de FPV en matière de rapports narratifs et financiers, est en principe envoyé dans le mois qui suit. Ce contrat doit être dûment signé avant tout transfert de fonds.

2. VERSEMENTS DE LA CONTRIBUTION ET RAPPORTS

1) La contribution de FPV se fait en versements échelonnés, subordonnés à la réception et à l’approbation des rapports narratifs et financiers du projet, tels que demandés dans l’accord de partenariat.

2) En règle générale, FPV demande des rapports semestriels. En cas de cofinancement, elle tente dans la mesure du possible de s’aligner sur le calendrier des rapports demandés par les autres bailleurs du projet, afin d’éviter d’inutiles doublons et des fardeaux administratifs excessifs.

3) La Fondation n’a pas de format standard pour la rédaction des rapports narratifs. Elle préfère en effet laisser aux bénéficiaires la possibilité de s’exprimer librement ou d’utiliser des documents pertinents préexistants, rédigés pour un usage interne ou en suivant le formulaire standard d’un autre bailleur du projet. Les bénéficiaires sont toutefois tenus de s’assurer qu’y figurent des informations détaillées sur les indicateurs retenus par FPV, une liste d’indicateurs étant usuellement jointe à l’accord de partenariat.

4) De même, le budget du projet, tel qu’accepté par le Conseil, est toujours joint à l’accord de partenariat. Pour faciliter les comparaisons, les bénéficiaires sont priés de conserver la même présentation et les mêmes rubriques lors de la rédaction des rapports financiers.

5) La Fondation se réserve le droit de vérifier, en tout temps, le bon déroulement du projet et la manière dont les fonds sont utilisés, par des visites sur le terrain ou tout autre moyen jugé approprié.

Documents complémentaires à télécharger :

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